Дневная норма — за 90 минут?

7vqoftgj8usycw09wmfaiaПочему многие люди сидят в офисе с утра до вечера? Что это, ежедневный ритуал, дань традиции, желание проявить себя перед сослуживцами?
Естественно, это обязательство, ведь за восьмичасовой день людям платят зарплату. Нахождение в офисе дисциплинирует и не дает отклониться от рабочего графика. Но действительно ли эффективно люди проводят свой офисный рабочий день?

Исследования показали, что средний американский служащий из 8 часов в офисе эффективно проводит в среднем лишь 90 минут. Другими словами, если бы люди приходили на работу и сосредоточенно работали с 9 до 10-30, а потом уходили домой, результат был бы таким же. И это при том, что именно американцы считаются одними из наиболее продуктивных работников в мире! Можно лишь представить, сколько времени вкладывают люди в работу с душой в других странах.

А ведь офисные часы используются как мерило для вычисления заработной платы, хотя в интеллектуальных областях это вовсе не так эффективно, как там, где люди стоят на фабрике за конвейером и штампуют детальки. В офисах человек может в среднем работать на уровне 20 процентов своей эффективности и прекрасно себя чувствовать в плане впечатления, которое он производит.

71cd808bbaСамая сложная работа для человека – это та, где требуется включать свой мозг. И тем более сложная, если такая работа не зажигает что-то внутри, не связана с внутренними ценностями и приоритетами. Даже приятная творческая работа (например, написание книги) требует определенных изначальных усилий и решимости, а то, что тебе поручили в офисе – совсем другая история, трудно придумать для себя мотивацию. Мозг не включается на полную, люди как зомби работают в офисах на холостых оборотах, на первой второй передаче, так и не разгоняясь до четвертой или скоростной пятой. У них словно установлена автоматическая коробка передач, где сразу и не поймешь, какая именно передача включена.

И ситуация не меняется на протяжении десятилетий. Появляются все новые системы тайм-менеджмента, системы повышения продуктивности, всевозможные компьютерные технологии, но вместе с тем увеличивается и количество отвлекающих факторов: всевозможные программы, социальные сети, гаджеты и мобильные приложения, компьютерные игрушки для взрослых.

Чем народ занимается на рабочих местах и около них? Общается с друзьями через социальные сети, проверяет новости, чтобы потом выйти на перекур или попить кофе, посудачить о прочитанном или поделиться сплетнями, завести интригу. Даже в течение тех минут, которые вроде бы посвящены собственно работе, происходит перекладывание бумаг, просмотр каких-то таблиц, медитация над отчетами, необязательные звонки и хождение туда-сюда по офису с важным видом со стопкой бумаг. Создается иллюзия бешеной занятости и суеты. Да и все пускают друг другу, а особенно начальству, пыль в глаза.

Оставляя в стороне более глубокую подоплеку отсутствия интереса к выполняемой работе и недостаточную мотивацию, являющуюся результатом того, что люди находятся не на своем месте, работают в случайных областях в случайных компаниях за случайные зарплаты, мы обратимся к фокусированному подходу, выражающемуся в фиксированных блоках времени, выделяемых на выполнение конкретных задач.

Сфокусированные блоки

betonПредставьте себе состояние человека, который играет в скоростные шахматы. Или мозг знатока, у которого на ответ ведущего в программе «Что? Где? Когда?» отведено лишь каких-то 60 секунд? А как по поводу оратора, выступающего перед многотысячной аудиторией? Я уверен, что данные виды деятельности выводят мозг на абсолютно новый, недоступный для многих из нас уровень фокусировки. Это 200-300 процентов, а то и больше от того, что мы можем пережить в обычное время.

Сейчас мы попробуем выделить в своем рабочем графике время, в котором наш мозг будет близок к своим 100 процентам. Такой сфокусированный блок у нас будет занимать 90 минут (среднее время работы офисного сотрудника в течение целого дня). Другими словами, мы за полтора часа сделаем то, что другие успевают за 8 часов.

Выберите ровно одну тему

1370719428_1370677542_1782879341Забудьте о мультитаскинге, т.е. о многозадачности. Как бы ни был развит наш мозг, в один определенный момент времени он может быть сосредоточен лишь на одной задаче, вопреки заявлением многих людей и уверениям нашего собственного ума. И хотя в стеке нашей оперативной памяти может быть загружено много программ, нужно как можно дальше отодвинуть их в фоновый режим, а лучше вообще закрыть и убрать подальше из виду.

Другими словами, наш мозг подобен мощному компьютеру, где может хорошо работать лишь одна программа, причем обычно загружается она не сразу, а разгоняется в течение 10-15 минут, подгружая необходимые модули и ресурсы памяти, вызывая сопутствующие дополнения и постепенно обретая яркость.

Если у нас нет четкой задачи на ближайшие 60-90 минут, а мы вместо этого мечемся от одного задания к другому в хаотической панике, то эффективность работы падает в 10 раз. У нас не успевает загрузиться одна программа, как мы уже переходим к следующей.

Это может быть такая многомерная задача, как написание статьи или главы для книги. А может и разбор корреспонденции, составление ответов или прозвон клиентов. В этом случае будет много мелких задач, но одного направления.

Важно отметить, что любые размышления о правильности выбора темы и любые передумывания, сомнения и фантазии касательно того, чем бы еще заняться, нужно полностью исключить. Решились начать – войдите в ритм, ни о чем больше не думайте, просто действуйте!

Определите, где будет финишная ленточка

Представьте, что Вы бежите спринт. Скажем, стометровку.

17258_500Когда я учился в школе, то участвовал во многих легкоатлетических соревнованиях, бегал и прыгал. Для меня это отличная ассоциация. Вот ты стоишь в низкой стойке, ожидая, когда кто-то из организаторов даст звуковую команду (выстрел из пистолета или просто крик). Чтобы не оказаться сзади, ты должен использовать каждую десятую долю секунды и использовать все ресурсы своего организма. Я представлял, как быстро движется мое тело, как работают ноги. Я часто приходил первым.

Наш фокус-блок – это стометровка, в течение которой нет времени на перекусы, привалы, перекуры и послабления. Нужно показать все, на что ты способен, и достичь линии, где маячит финишная ленточка. Эту линию с ленточкой нужно ясно представить, чтобы пересечь ее в конце 90-минутного промежутка.

Даже если не удалось – не беда. Это может быть количество написанных слов или отвеченных электронных сообщений, абсолютно чистая и убранная комната или составление презентации. Работу не всегда можно измерить достаточно точно, но Вы скорее всего будете довольны результатами фокусированных усилий. И перенесете оставшуюся работу на следующий фокус-блок.

Составьте список шагов

Tigerland-17_largeЕсли задача многогранна и не тривиальна (например, чтение определенного числа страниц в книге), потрудитесь составить список шагов, каждый из которых вполне ясен. Например, если я хочу создать продающую страницу, мне необходимо сначала составить бриф, потом написать тексты, подобрать картинки, спроектировать форму отправки, свериться с разными техническими инструкциями, потом все это разместить на странице, возможно перетасовать, подвинуть, изменить размеры, в конце потестировать. Даже такой вроде бы несложный процесс может включать 12-15 простых пунктов. Если не написать их, то мозг может быстро устать от принимаемых по ходу решений – а что же делать дальше? Потрудитесь разложить работу на составляющие, чтобы сохранить ментальную энергию для самой работы.

Обеспечьте себе покой

Признаюсь, это далеко не всегда возможно в офисе, где тебя окружают десятки сотрудников. И все же, при должной решимости, с умением говорить «Нет», с правильным планированием у Вас должно получиться, если Вы сделаете следующее.

calm1Во-первых, Вы должны решить для себя, что это время будет посвящено выполнению конкретной задачи. Поверьте в себя.

Во-вторых, предупредите тех, кто чаще всего с Вами общается, делится новостями или пристает с бесполезными разговорами.

В-третьих, повесьте табличку «Не беспокоить до …» и конкретное время, чтобы человек знал, когда к Вам можно  будет в конце концов обратиться. Популярные таблички «Буду через 10 минут» не дают ясного представления, когда закончится Ваше уединение.

В-четвертых, поставьте телефон на беззвучный режим и спрячьте его  в ящик стола.

В-пятых, закройте все программы, кроме той, в которой Вы работаете.

В-шестых, обеспечьте музыкальное или звуковое сопровождение (звуки природы), также можно зажечь благовоние.

В-седьмых, заприте дверь, если есть такая возможность.

Пусть весь мир подождет. Люди относятся к этому с пониманием, не будут обижаться, а наоборот начнут уважать Вас как делового, занятого человека и со временем перестанут беспокоить Вас по пустякам.

Работать быстро

Фокус-блок – не время для размышлений. Даже для писателей долгие размышления или ожидания музы не могут быть оправданием бездеятельности. У Вас должна быть ощутимая, лучше даже определенная цифрах цель, и если Вы исполнены решимости достичь ее, то и Музе придется идти у Вас на поводу.

Пришло время действовать. Вы двигаетесь быстро, насколько это возможно. Отдыхать будете потом.

Избегайте серых зон

Всем выйти из сумерек!

multitasking-job-tips-thumbКогда мы пытаемся выполнять несколько задач одновременно или витаем мыслями в облаках, любая немеханическая работа выполняется во много раз менее эффективна. Другими словами, мы словно работаем в потемках, в тумане, в полутонах. Такие полумеры, полурешимость, — это фактически обман окружающих (в том числе начальника) и обман себя.

Вместо того, чтобы превращать свой рабочий день в полуработу-полуотдых, нам необходимо четко разделить день на «черное и белое», или на фокус-блоки и время на отдых. Если нам удастся (а нам обязательно удастся, если захотим) это сделать, то окажется, что в течение дня можно и отдохнуть, и спортом позаниматься, и что-то вкусненькое приготовить (если Вы не сидите целыми днями в переполненном офисе под грузом обязательств рабочего контракта).

Делу – время (90 минут в одном блоке), а потехе – час! Необязательно – целый час. Можно просто встать, размяться, потянуться, сделать несколько физических упражнений или помыть посуду. Можно принять душ. Можно даже поспать при необходимости. Воспринимайте эти периоды как награду себя за плодотворную работу.

Я предпочитаю заниматься чем-то совершенно другим, отличающимся от работы с компьютером, например, приготовлением прекрасной вегетарианской пищи по ведическим рецептам или уборкой. Пусть даже помыть 5 тарелок, 5 чашек, подмести кухню, залить воду в фильтр и не является вроде бы сколь-нибудь значимым достижением, но оставляет чувство удовлетворения оттого, что время не проходит зря.

Будьте очень аккуратны с видами деятельности, которые оказывают дополнительное давление на мозг или на способность к ментальной активности. Я говорю в первую очередь о проверке электронной почты или общении с друзьями в социальных сетях. Такое времяпрепровождение начинает утомлять и вводит в ступор человека быстрее, чем Вы успеете сказать «Фейсбук». Если хотите пообщаться с друзьями или заняться разбором электронной почты, выделите для этого отдельный фокус-блок, после чего отдохните.

Отдых может быть 5 минут или полчаса, а может, и больше. Нет ничего страшного в том, чтобы вздремнуть (не забывайте ставить временные ограничения на дневной сон, чтобы не проваляться весь день. На определенном уровне развития самодисциплины такая возможность отпадает сама собой).

Прекрасная опция для отдыха – это водные процедуры и небольшой самомассаж с кунжутным маслом.

Такие чередования рабочих блоков и отдыха позволяют за один день сделать то, что другие делают за неделю. Не верите? Попробуйте. Важно отделять черное от белого, отдыхать достаточно и тщательно планировать, чем Вы будете заниматься в каждый из конкретных блоков. Определенность и уверенность в том, что Вы делаете – это еще одна важнейшая составляющая.

Два-три блока до обеда (рекомендую пользоваться графиком с ранним подъемом, который я описываю в других частях моего блога), плюс два блока после обеда – это 5 блоков равносильных 5 рабочим дням. Что ж, за день отработали недельную программу!

Не забывайте выделять время на обучение и саморазвитие, читая книги и посещая лекции успешных людей.

Подберите для себя идеальный режим с чередованием фокус-блоков и отдыха

Все мы разные. То, что русскому хорошо, немцу сами знаете – смерть.

Описанные здесь техники более-менее подойдут, пожалуй, 99 процентам людей, с некоторыми оговорками. Не всем комфортно работать по 90 минут кряду. Для кого-то предпочтительнее было бы ограничить блоки 40 или 60 минутами. Но не опускайтесь до 5 или 10 минутных блоков. Если что-то можно сделать достаточно быстро, сгруппируйте эту задачу с другими, которые также зачастую не требуют большой вовлеченности. Например, за 60 или 90 минут можно разобрать всю электронную почту и обзвонить клиентов, а также убрать со стола лишние документы.

Существуют задачи, которые могут потребовать два или более часов Вашего фокусированного внимания. Если чувствуете вдохновение и не устали – работайте.

Некоторым из Вас будет комфортнее и эффективнее не определять точные границы по каждой зоне, в то время как кому-то важно выставлять таймер и следить за часами. Найдите для себя наиболее удобный режим, проводя эксперименты и фиксируя результаты. Так Вы сможете за час-полтора выполнять работу целого дня, а за один рабочий день выполнять недельную норму.

Я стараюсь выполнять как можно больше креативной, требующей максимальной концентрации работы ранним утром, до восхода или сразу после восхода солнца, в это время ум работает с максимальной ясностью, не забит впечатлениями или тревогами дня. За утро, до 9 часов, я могу пройти три или четыре фокус-блока. Мне комфортно работать 40-50 минут, и делать 10-минутные перерывы. Если я пишу статью или главу книги (этим я чаще всего занимаюсь по утрам), то каждый час к моей работе добавляется от 500 до 1200 слов в зависимости от того, насколько я знаком с материалом.

Пробуйте! Дерзайте! Я буду благодарен, если Вы попробуете и пришлете мне свой отзыв.

 

 

 

Share Button

Подпишитесь на новости от Александра Радича

Вы можете получать еженедельную рассылку от Александра Радича с последними исследованиями в области продуктивности, здорового образа жизни, позитивной психологии, а также - новости, практические советы и жизненный опыт.

Поделитесь своим мнением